(趣旨)

第1条　この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書処理の原則)

第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。

(事務局長の責務)

第4条　事務局長は、文書の取扱状況を随時調査し、文書の事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(文書取扱責任者の設置)

第5条　五領川公共下水道事務組合(以下「組合」という。)に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱責任者の職務)

第6条　文書取扱責任者は、上司の命を受けて次に掲げる事務を行う。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書等の受領)

第8条　組合に到達した文書等は、事務局長が受領する。

(文書収発簿等の備付け)

第9条　事務局長は、一般文書収発件名簿(様式第1号)、排水設備工事文書収発件名簿(様式第2号)、秘扱文書件名簿(様式第3号)、書留等整理簿(様式第4号)、物品整理簿(様式第5号)及び金券整理簿(様式第6号)を備え付けなければならない。

(文書等の収受)

第10条　事務局長は、次に定めるところにより、文書取扱責任者に文書等を収受させなければならない。

(文書記号等)

第11条　文書には、次の各号に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付さなければならない。

(文書の処理)

第12条　担当職員は、文書取扱責任者から文書の交付を受けたときは、直ちにこれを処理しなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、この限りでない。

(起案の方法)

第13条　文書の起案は、起案用紙(様式第10号)を用いて行わなければらない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定めるところによる。

(起案の要領)

第14条　文書の起案は、左横書きとし、簡明な件名をつけ、必要に応じ、起案の理由その他参考となる事項を付記し、関係書類を添付しなければならない。

(起案用紙の使用方法)

第15条　起案者は、起案用紙の決裁区分欄に決裁区分を表示しなければならない。

(文書の施行者名)

第16条　文書の施行者名は、次に定めるところによる。

(事務を担当する係の名の表示)

第17条　発送する文書には、照会等の便宜に資するため、必要に応じ、事務を担当する係の名を当該文書の末尾に表示するものとする。

(回議)

第18条　起案文書は、起案者から直属の上司を経て、決裁権者に回議しなければならない。

(合議)

第19条　起案文書の内容が組織市町の事務に関係がある場合には、組織市町の関係部、課等の長に合議しなければならない。

(起案文書の改廃の通知)

第20条　事務局長は、合議を経た起案文書の内容に修正があったとき、又は起案文書が廃案になったときは、その旨を組織市町の関係部、課等の長に通知しなければならない。

(法制上の審査)

第21条　条例、規則、告示、公告、訓令、訓及び争訟に係る起案文書は、事務局長の審査を受けなければならない。

(決裁年月日)

第22条　起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、原議書の決裁欄にその年月日を記載しなければならない。

(緊急事案の処理)

第23条　緊急の処理を要する事案について、起案による処理を行ういとまがないときは、上司の承認を得て、電話又は口頭により処理することができる。この場合において、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(供覧)

第24条　収受した文書であって起案による処理を要しないものは、当該文書の上部余白に「供覧」と朱書し、又は供覧処理票(様式第11号)を添付して関係者に回付し、その閲覧に供しなければならない。

(電話聴取等の事案の記録)

第25条　電話又は口頭により聴取した事案は、その旨を電話(口頭)記録簿(様式第12号)に記録しなければならない。ただし、軽易な事案については、この限りでない。

(発送する文書等の文書収発件名簿への記載)

第26条　文書取扱責任者又は担当職員は、発送する文書等について、文書収発件名簿(秘密の取扱いを要する文書にあっては秘扱文書件名簿)に必要な事項を記載しなければならない。ただし、軽易な文書等については、これらの記載を省略することができる。

(浄書及び校合)

第27条　発送する文書は、必要に応じ、浄書し、直ちに原議書と校合しなければならない。

(公印及び割印)

第28条　発送する文書には、公印を押印し、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(文書等の発送)

第29条　事務局長は、発送する文書等を、次項に定めるところにより、文書取扱責任者に処理させなければならない。

(文書等の使送等)

第30条　前条の規定にかかわらず、事務局長は、使送等の方法により文書等を発送することができる。

(電報の発信)

第31条　事務局長は、電報を発信したときは、電報発信簿(様式第13号)に必要な事項を記載しなければならない。

(ファクシミリ等による発送)

第32条　事務局長は、第28条第1項ただし書の規定により公印及び契印の押印を省略したもの(秘密を保持する必要があるものを除く。)については、ファクシミリ又は電子メールにより当該文書を発送することができる。

(施行年月日)

第33条　起案者は、文書の施行を終えたときは、原議書の施行欄にその年月日を記載しなければならない。

(ファイル基準表)

第34条　事務局長は、ファイル基準表(様式第14号)を作成しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第35条　文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難、誤消去等の防止に努めなければならない。

(未完結文書の整理)

第36条　未完結文書は、フォルダー等に収納し、文書取扱責任者の指定する場所に保管し、所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理)

第37条　完結文書は、完結後速やかにファイルにより、整理しなければならない。

(完結文書の年度区分)

第38条　完結文書は、その完結する日の属する年度ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに)整理しなければならない。

(完結文書の保管)

第39条　完結文書は、その完結した日から当該完結文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(第41条第2項の規定により数年度分又は数年分の文書をまとめて整理した場合にあっては、完結した日から最後に整理した文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間。以下「保管期間」という。)、事務局長が指定する保管庫その他適当な器具に収納して保管しなければならない。

(文書整理の時期)

第40条　完結文書は、毎年6月末日までに整理をしなければならない。

(ファイル管理簿の作成)

第41条　文書取扱責任者は、毎年度5月31日までに、前年度に完結文書の整理が終了したファイル及び適切な用具について、ファイル管理簿(様式第16号)を作成しなければならない。

(完結文書の保存年限)

第42条　完結文書の保存年限の区分は、法令等に特別の定めのあるもののほか、1年、3年、5年、10年及び永年とする。

(保存年限の起算)

第43条　文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する文書のうち、1月1日から3月31日までに完結したものに係る保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日とする。

(保存年限の延長)

第44条　事務局長は、文書の保存年限が到来した場合であっても、引き続き当該文書を保存する必要があると認めるときは、必要な期間に限り、当該文書の保存年限を延長することができる。

(書庫の管理)

第45条　書庫は、事務局長が管理する。

(文書の廃棄決定)

第46条　文書の保存年限(第44条第1項の規定により文書の保存年限が延長された場合にあっては、その延長に係る保存年限を含む。以下この条において同じ。)が到来したものについては、事務局長が廃棄決定するものとする。

(文書の廃棄)

第47条　文書の廃棄は、前条第1項の規定により廃棄決定した文書については事務局長が、それぞれの担当職員を立ち合わせて行うものとする。

(文書取扱いの注意)

第48条　文書は、公務による場合を除くほか、組合外に持ち出してはならない。

(訴訟事件の通知)

第49条　事務局長は、その担当する事務に関する訴訟事件が発生し、又は終結したときは、直ちに管理者に報告しなければならない。

(文書管理の特例)

第50条　事務局長は、文書の管理に関し、特に必要があると認めるときは、この規程の趣旨に反しない範囲において、特別の定めをすることができる。