○五領川公共下水道事務組合文書管理規程
平成17年12月27日
訓令第2号
目次
第1章　総則(第1条〜第7条)
第2章　文書等の受領、配付及び収受(第8条〜第11条)
第3章　文書の起案、回議、合議等(第12条〜第25条)
第4章　文書の浄書、発送等(第26条〜第33条)
第5章　文書の整理、保管、保存、廃棄等(第34条〜第47条)
第6章　雑則(第48条〜第50条)
附則
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　起案文書　上司の決裁を受けるための事案の決定案を記載した文書をいう。
(2)　原議書　決裁の手続を終了した起案文書をいう。
(3)　完結文書　事案の処理が供覧によって完結する文書にあっては供覧の手続が終了したもの、事案の処理に施行を要する文書にあっては施行の手続を終了したもの、事案の処理に施行を要しない文書にあっては原議書をいう。
(文書処理の原則)
第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。
2　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に処理されるように努めなければならない。
3　文書は、易しく、かつ、分かりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
(事務局長の責務)
第4条　事務局長は、文書の取扱状況を随時調査し、文書の事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。
(文書取扱責任者の設置)
第5条　五領川公共下水道事務組合(以下「組合」という。)に文書取扱責任者を置く。
2　文書取扱責任者は、事務局長が組合職員のうちから指定する。
(文書取扱責任者の職務)
第6条　文書取扱責任者は、上司の命を受けて次に掲げる事務を行う。
(1)　文書及び物品(以下「文書等」という。)の収受、配布及び発送に関すること。
(2)　文書の審査に関すること。
(3)　文書の整理、保存及び廃棄に関すること。
(4)　文書事務の指導及び改善に関すること。
(5)　資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(6)　未完結文書の追求に関すること。
(7)　完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(8)　完結文書の移換え、置換え、引継ぎ及び利用に関すること。
(9)　文書収発件名簿の記載及び整理に関すること。
(10)　その他文書の処理に係る事項に関すること。
(文書の種類)
第7条　文書の種類は、次のとおりとする。
(1)　例規文書
イ　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項又は第2項の規定により制定するもの
ロ　規則　地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
ハ　告示　法令の規定又は権限に基づいて決定し、又は処分した事項を公示するもの
ニ　公告　告示以外で一定の事項を公示するもの
ホ　訓令　管理者が組合の職員に対して指揮命令するもの
ヘ　訓　訓令のうち軽易なもの
ト　内訓　訓令又は訓で機密に属するもの
チ　指令　団体、個人等に対して申請等に基づき、又は一方的に指示命令するもの
(2)　往復文書
照会、回答、依頼、通知、報告、通達、依命通達、申請、送付、副申、進達、願、勧告、建議、諮問、答申、証明等
(3)　組合内文書
復命書、上申、内申、事務引継書、辞令、事故の手続書、届、願等
(4)　その他の文書
儀礼文書、争訟関係文書、契約関係文書、賞状等
第2章　文書等の受領、配付及び収受
(文書等の受領)
第8条　組合に到達した文書等は、事務局長が受領する。
2　事務局長は、郵便料金の未納又は不足の文書等については、官公署から発送されたものその他必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(文書収発簿等の備付け)
第9条　事務局長は、一般文書収発件名簿(様式第1号)、排水設備工事文書収発件名簿(様式第2号)、秘扱文書件名簿(様式第3号)、書留等整理簿(様式第4号)、物品整理簿(様式第5号)及び金券整理簿(様式第6号)を備え付けなければならない。
(文書等の収受)
第10条　事務局長は、次に定めるところにより、文書取扱責任者に文書等を収受させなければならない。
(1)　親展文書、秘密文書及び特殊郵便物(書留、内容証明、配達証明、電報等)以外の一般文書は収受日付印(様式第7号)を、排水設備工事関係の文書は収受日付印(様式第8号)を押印し、それぞれの文書収発件名簿に必要な事項を記載するとともに、当該文書に文書記号及び文書番号を記載する。ただし、次に掲げるものについては、これらを省略することができる。
イ　軽易な組合内の往復文書
ロ　カタログ、新聞、図書その他これらに類するもの
ハ　請求書、見積書、契約書、入札書その他これらに類するもの
ニ　文書収発簿に代わるべき手続でその処理を明確にしているもの
ホ　その他事務局長が適当と認めたもの
(2)　管理者又は副管理者あての「親展」又は「秘」の表示のある文書等については開封せず秘書に、その他の「親展」又は「秘」の表示のある文書等については開封せず、直接その名あての者に配付する。この場合において、秘扱文書件名簿に必要な事項を記載しなければならない。
(3)　特殊郵便物は、封皮に収受日付印を押し、書留等整理簿に必要な事項を記載する。
(4)　物品は、物品整理簿に必要な事項を記載する。
(5)　開封した文書に金券等が添付してある場合は、第1号の規定にかかわらず、金券整理簿に必要な事項を記載する。
(6)　文書等を受領した時刻が権利の得喪又は変更に関係のあるときは、当該文書等の余白に受領した時刻を記載する。
(7)　前各号に規定する手続終了後、文書等を担当職員に交付する。ただし、重要と認める文書等は、交付前に事務局長の閲覧に供し、その処理について指示を受けるものとする。
(文書記号等)
第11条　文書には、次の各号に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付さなければならない。
(1)　条例、規則、訓令及び告示にあっては例規番号簿(様式第9号)により、文書取扱責任者において暦年による一連番号を付する。
(2)　指令には、「五領川公共下水道事務組合」の文字を冠し、指令の基となる収受文書の文書番号を付する。ただし、指令の基となる収受文書がないときは、新たな文書番号を付する。
(3)　前2号以外の文書の場合においては、一般文書には「五下」の文書記号、排水設備工事関係の文書には「五下排」の文書記号及び文書収発件名簿による文書番号を付する。
(4)　秘密の取扱いを要する文書については、前号の文書記号の次に「秘」の文字を加えるものとする。
(5)　前2号に掲げる文書の文書番号は、文書の収受及び発送を通じ、一連の番号を用いるものとし、その番号は、毎年4月1日から始まり、翌年の3月31日に終わるものとする。ただし、同一の件名で年間を通じ多量に処理する文書については、同一の番号の枝番号を用いることができる。
2　同一の事件及び事案に属する文書については、完結するまで同一の文書番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が前年度から継続するものであるときは、文書記号の前に当該年度を表す数字を記載しなければならない。
第3章　文書の起案、回議、合議等
(文書の処理)
第12条　担当職員は、文書取扱責任者から文書の交付を受けたときは、直ちにこれを処理しなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、この限りでない。
2　重要又は異例な文書については、その処理に先立って、上司の指示を受けなければならない。
(起案の方法)
第13条　文書の起案は、起案用紙(様式第10号)を用いて行わなければらない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定めるところによる。
(1)　軽易な事案であって収受した文書に基づいて起案することが適当である場合は、当該文書の余白に処分案を朱書して処理する。
(2)　軽易かつ定例的な事案であって簿冊等の用紙により処理することが適当である場合は、事務局長とあらかじめ協議して定める簿冊等の用紙により処理する。
(起案の要領)
第14条　文書の起案は、左横書きとし、簡明な件名をつけ、必要に応じ、起案の理由その他参考となる事項を付記し、関係書類を添付しなければならない。
(起案用紙の使用方法)
第15条　起案者は、起案用紙の決裁区分欄に決裁区分を表示しなければならない。
2　起案者は、収受した文書に基づいて起案する場合には、起案用紙の収受欄に当該文書の収受年月日を記載しなければならない。
3　起案者は、申請、回答、報告等の文書であって期限があるものについては、起案用紙の要処理期限欄にその年月日を記載しなければならない。
4　起案者は、起案用紙の文書分類記号欄、ファイル基準ナンバー欄及び保存年限欄に第34条のファイル基準表に定めるファイル基準(以下「ファイル基準」という。)に従い、文書分類記号、ファイル基準ナンバー及び保存年限を記載しなければならない。
5　起案者は、起案文書に当該起案に係る内容の開示又は不開示(一部開示を含む。)の区分を記載しなければならない。
6　起案者は、起案用紙の施行上の取扱い欄に、次の各号に掲げる施行上の取扱いの区分に応じ、当該各号に定める表示をしなければならない。
(1)　親展文書として発送するもの　親展
(2)　特殊取扱いを要する郵便物として発送するもの　書留、速達又は配達証明
(3)　公表を要するもの　官報報告、県報報告、告示、公告等
(4)　公印を省略するもの　公印省略
(5)　ファクシミリにより発送するもの　ファクシミリ発信
(6)　電子メールにより発送するもの　電子メール
(7)　前各号に掲げるもののほか、施行上特別の取扱いをするもの　その他
7　起案者は、起案の内容に予算を伴うものがある場合は、起案文書に予算に係る事項を記載しなければならない。
(文書の施行者名)
第16条　文書の施行者名は、次に定めるところによる。
(1)　法令の規定による権限の行使に係る文書は、権限を行使する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名により施行する。
(2)　前号に規定する文書以外の文書は、決裁権者の名により施行する。ただし、文書の性質又は内容により、これによりがたい場合には、決裁権者以外の者の名により施行することができる。
2　前項の規定にかかわらず、必要があるときは、組合名により施行することができる。
(事務を担当する係の名の表示)
第17条　発送する文書には、照会等の便宜に資するため、必要に応じ、事務を担当する係の名を当該文書の末尾に表示するものとする。
(回議)
第18条　起案文書は、起案者から直属の上司を経て、決裁権者に回議しなければならない。
2　前項の場合において、起案に係る事案が重要若しくは異例なもの又は秘密の取扱いを要するものであるときは、起案者又はその上司が持ち回って回議しなければならない。
3　文書取扱責任者は、起案文書の回議を受けたときは、当該起案文書の審査をしなければならない。
4　五領川公共下水道事務組合事務決裁規程(平成2年訓令第1号)第6条の規定により代決した者は、当該起案文書の決裁箇所に「代」と朱書し、決裁権者の後閲を要するものについては併せて「後閲」と朱書しなければならない。
(合議)
第19条　起案文書の内容が組織市町の事務に関係がある場合には、組織市町の関係部、課等の長に合議しなければならない。
2　前項の規定による合議は、事務局長の回議を経たのち組織市町の関係部、課等の長に行うものとする。
3　前条第2項の規定は、第1項の規定による合議について準用する。
4　前3項の規定にかかわらず、合議すべき組織市町の関係部、課等の長の多い事案又は組織市町の関係部、課等の長が会同してその内容を審議することが必要な事案については、組織市町の関係部、課等の長にその起案文書の写しを配布して意見を徴すること、又は組織市町の関係部、課等の長が会同する会議に諮ることをもって第1項の規定による合議に代えることができる。
(起案文書の改廃の通知)
第20条　事務局長は、合議を経た起案文書の内容に修正があったとき、又は起案文書が廃案になったときは、その旨を組織市町の関係部、課等の長に通知しなければならない。
(法制上の審査)
第21条　条例、規則、告示、公告、訓令、訓及び争訟に係る起案文書は、事務局長の審査を受けなければならない。
(決裁年月日)
第22条　起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、原議書の決裁欄にその年月日を記載しなければならない。
(緊急事案の処理)
第23条　緊急の処理を要する事案について、起案による処理を行ういとまがないときは、上司の承認を得て、電話又は口頭により処理することができる。この場合において、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。
(供覧)
第24条　収受した文書であって起案による処理を要しないものは、当該文書の上部余白に「供覧」と朱書し、又は供覧処理票(様式第11号)を添付して関係者に回付し、その閲覧に供しなければならない。
2　供覧処理票により文書を閲覧に供した者は、関係者の閲覧を終えたときは、供覧処理票の供覧終了欄にその年月日を記載しなければならない。
(電話聴取等の事案の記録)
第25条　電話又は口頭により聴取した事案は、その旨を電話(口頭)記録簿(様式第12号)に記録しなければならない。ただし、軽易な事案については、この限りでない。
2　前項の電話(口頭)記録簿は、前条の規定の例により処理しなければならない。
第4章　文書の浄書、発送等
(発送する文書等の文書収発件名簿への記載)
第26条　文書取扱責任者又は担当職員は、発送する文書等について、文書収発件名簿(秘密の取扱いを要する文書にあっては秘扱文書件名簿)に必要な事項を記載しなければならない。ただし、軽易な文書等については、これらの記載を省略することができる。
(浄書及び校合)
第27条　発送する文書は、必要に応じ、浄書し、直ちに原議書と校合しなければならない。
(公印及び割印)
第28条　発送する文書には、公印を押印し、原議書と契印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。
(1)　報告、照会、回答その他法的効果を生じない軽易な文書
(2)　刊行物、資料等の送付文書
(3)　案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書で軽易なもの
(4)　前3号に掲げるもののほか、事務局長が適当と認める文書
2　前項の公印の使用については、五領川公共下水道事務組合公印規則(昭和58年規則第4号)に定めるところによる。
(文書等の発送)
第29条　事務局長は、発送する文書等を、次項に定めるところにより、文書取扱責任者に処理させなければならない。
2　発送する文書等は、担当職員において封入又は梱包のうえ、郵便番号、あて先、組合名等を明記し、事務局長の承認を受けなければならない。
3　事務局長は、一時に大量の文書等を郵送する場合には、料金後納の方法によるものとし、発送の都度、料金後納郵便物差出票により整理しなければならない。
4　料金後納の方法により難い場合は、事務局長の承認を得て、郵便切手又は葉書を使用して発送することができる。この場合においては、五領川公共下水道事務組合会計規則(平成16年規則第1号)第14条第1項第12号に規定する郵便切手類出納簿を備え、常に郵便切手の受払い及び郵便料金の支払の状況を明らかにしておかねばならない。
(文書等の使送等)
第30条　前条の規定にかかわらず、事務局長は、使送等の方法により文書等を発送することができる。
(電報の発信)
第31条　事務局長は、電報を発信したときは、電報発信簿(様式第13号)に必要な事項を記載しなければならない。
(ファクシミリ等による発送)
第32条　事務局長は、第28条第1項ただし書の規定により公印及び契印の押印を省略したもの(秘密を保持する必要があるものを除く。)については、ファクシミリ又は電子メールにより当該文書を発送することができる。
(施行年月日)
第33条　起案者は、文書の施行を終えたときは、原議書の施行欄にその年月日を記載しなければならない。
第5章　文書の整理、保管、保存、廃棄等
(ファイル基準表)
第34条　事務局長は、ファイル基準表(様式第14号)を作成しなければならない。
2　ファイル基準表は、文書の内容、種類及び保存年限ごとに取りまとめ、別に定める文書分類表の文書分類順に作成するものとする。
(文書の整理及び保管)
第35条　文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難、誤消去等の防止に努めなければならない。
2　文書は、完結文書と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。
(未完結文書の整理)
第36条　未完結文書は、フォルダー等に収納し、文書取扱責任者の指定する場所に保管し、所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第37条　完結文書は、完結後速やかにファイルにより、整理しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、ファイルにより整理することが不適当な完結文書については、適切な用具を使用し、整理することができる。
3　完結文書は、ファイル基準ごとに整理し、ラベル(様式第15号)を貼付しなければならない。
(完結文書の年度区分)
第38条　完結文書は、その完結する日の属する年度ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに)整理しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、事務局長は、必要があると認めるときは、数年度分(年度に区分することが適当でないものについては、数年)の文書をまとめて整理することができる。
(完結文書の保管)
第39条　完結文書は、その完結した日から当該完結文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(第41条第2項の規定により数年度分又は数年分の文書をまとめて整理した場合にあっては、完結した日から最後に整理した文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間。以下「保管期間」という。)、事務局長が指定する保管庫その他適当な器具に収納して保管しなければならない。
(文書整理の時期)
第40条　完結文書は、毎年6月末日までに整理をしなければならない。
(ファイル管理簿の作成)
第41条　文書取扱責任者は、毎年度5月31日までに、前年度に完結文書の整理が終了したファイル及び適切な用具について、ファイル管理簿(様式第16号)を作成しなければならない。
(完結文書の保存年限)
第42条　完結文書の保存年限の区分は、法令等に特別の定めのあるもののほか、1年、3年、5年、10年及び永年とする。
2　完結文書の保存年限は、別表に定める文書保存年限基準(法令等により保存期間が定められている文書にあっては、当該保存期間)に基づき、ファイル基準ごとに事務局長が定める。
(保存年限の起算)
第43条　文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する文書のうち、1月1日から3月31日までに完結したものに係る保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日とする。
(保存年限の延長)
第44条　事務局長は、文書の保存年限が到来した場合であっても、引き続き当該文書を保存する必要があると認めるときは、必要な期間に限り、当該文書の保存年限を延長することができる。
2　前項の場合において、事務局長は、文書の保存年限を延長したときは、保存年限を延長した文書(以下「保存年限延長文書」という。)について、新たにファイル管理簿及び保存年限延長文書一覧表(様式第17号)を作成しなければならない。
(書庫の管理)
第45条　書庫は、事務局長が管理する。
2　事務局長は、文書の保存に当たっては、常に湿気による文書の変質及び虫害の予防に努めるとともに、火災及び盗難の防止のために必要な措置をとらなければならない。
(文書の廃棄決定)
第46条　文書の保存年限(第44条第1項の規定により文書の保存年限が延長された場合にあっては、その延長に係る保存年限を含む。以下この条において同じ。)が到来したものについては、事務局長が廃棄決定するものとする。
2　事務局長は、書庫において保存している保存文書で保存年限が到来していないものであっても、明らかに保存の必要がなくなったと認められるものについては、廃棄決定するものとする。
3　事務局長は、文書を廃棄したときは、ファイル管理簿にその年月日を記載しなければならない。
(文書の廃棄)
第47条　文書の廃棄は、前条第1項の規定により廃棄決定した文書については事務局長が、それぞれの担当職員を立ち合わせて行うものとする。
2　秘密の取扱いを要する文書又は印影等が他に利用されるおそれのある文書の廃棄は、焼却、溶解、裁断等その他確実に廃棄することができると認められる方法により行わなければならない。
第6章　雑則
(文書取扱いの注意)
第48条　文書は、公務による場合を除くほか、組合外に持ち出してはならない。
2　文書は、事務局長の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付してはならない。
(訴訟事件の通知)
第49条　事務局長は、その担当する事務に関する訴訟事件が発生し、又は終結したときは、直ちに管理者に報告しなければならない。
2　事務局長は、訴訟事件簿(様式第18号)を備え、これを整理しなければならない。
(文書管理の特例)
第50条　事務局長は、文書の管理に関し、特に必要があると認めるときは、この規程の趣旨に反しない範囲において、特別の定めをすることができる。
附　則
この規程は、平成18年4月1日から施行する。

別表(第42条関係)
文書保存年限基準
1　永年保存する文書
(1)　条例、規則及び訓令の制定、改廃に関する文書
(2)　告示及び公告に関する文書で重要なもの
(3)　組合の通達、訓及び指令に関する文書で重要なもの
(4)　国、県の行政機関の通達等に関する文書で重要なもの
(5)　条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの
(6)　組合議会に関する文書で重要なもの
(7)　行政代執行に関する文書で重要なもの
(8)　訴訟に関する文書
(9)　審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書で重要なもの
(10)　皇室関係の文書
(11)　行政委員会の委員及び付属機関の委員の任免に関する文書
(12)　職員の退職手当、恩給等に関する文書
(13)　職員の職階、進退、賞罰、身分等に関する文書
(14)　叙位、叙勲、褒章及び儀式に関する文書
(15)　表彰に関する文書で重要なもの
(16)　組合所有財産の取得に関する文書
(17)　組合所有財産の管理又は処分に関する文書で重要なもの
(18)　境界変更、配置分合等に関する文書
(19)　組合行政の沿革に関する文書
(20)　組合行政の総合的な計画及び施策に関する文書
(21)　許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの又は重要なもの
(22)　契約に関する文書で重要なもの
(23)　調査研究報告書等で重要なもの
(24)　台帳、帳簿等で重要なもの
(25)　その他永年保存することを必要とする文書
2　10年保存する文書
(1)　告示及び公告に関する文書
(2)　組合の通達、訓及び指令に関する文書
(3)　国、県の行政機関の通達等に関する文書
(4)　条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの
(5)　組合議会に関する文書
(6)　行政代執行に関する文書
(7)　審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書
(8)　職員の服務に関する文書で重要なもの
(9)　表彰に関する文書
(10)　組合所有財産の管理又は処分に関する文書
(11)　重要な事業の計画又は実施に関する文書
(12)　許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの(永年保存する文書を除く。)
(13)　契約に関する文書
(14)　諮問、答申等に関する文書
(15)　貸付金及び補助金に関する文書で重要なもの
(16)　その他10年保存することを必要とする文書
3　5年保存する文書
(1)　組合の通達、訓及び指令に関する文書のうち軽易なもの
(2)　国、県の行政機関の通達等に関する文書のうち軽易なもの
(3)　組合議会に関する文書のうち軽易なもの
(4)　請願に関する文書
(5)　職員の服務に関する文書
(6)　職員の人事異動及び人事考査に関する文書
(7)　職員の給与に関する文書
(8)　褒章及び表彰に関する内申書
(9)　組合所有財産の管理又は処分に関する文書のうち軽易なもの
(10)　事業の計画又は実施に関する文書
(11)　予算、決算及び出納に関する文書
(12)　許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの(永年保存及び10年保存する文書を除く。)
(13)　契約に関する文書のうち軽易なもの
(14)　諮問、答申等に関する文書のうち軽易なもの
(15)　貸付金及び補助金に関する文書
(16)　工事の執行に関する文書
(17)　工事の検査に関する文書
(18)　台帳、帳簿等(永年保存及び10年保存する文書を除く。)
(19)　その他5年保存することを必要とする文書
4　3年保存する文書
(1)　陳情に関する文書
(2)　年次休暇簿等の職員の服務に関する文書
(3)　職員の安全衛生その他職員の福利厚生に関する文書
(4)　事業の計画又は実施に関する文書のうち軽易なもの
(5)　予算、決算及び出納に関する文書のうち軽易なもの
(6)　許可、認可等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの(永年保存、10年保存及び5年保存する文書を除く。)
(7)　監査に関する文書
(8)　会議及び講習会に関する文書
(9)　台帳、帳簿等のうち軽易なもの
(10)　その他3年保存することを必要とする文書
5　1年保存する文書
(1)　職員の研修、私事旅行届等職員の服務に関する文書のうち軽易なもの
(2)　組合内外往復文書のうち軽易なもの
(3)　各種試験の請願、答案等
(4)　統計の基礎となった調査表
(5)　業務を記録した日誌等
(6)　台帳等へ転記済みの各種伝票等
(7)　その他1年を超えて保存することを必要としない文書

様式第1号(第9条関係)

一般文書収発件名簿

収発月日番号

本書月日番号

件名

受信人又は発信人

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処理経過

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　　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　　　　　号

処理期限

　　　月　　日

処理日

　　　月　　日

　　月　　日

　

　

備考　発送文書については、朱書すること。

様式第2号(第9条関係)

排水設備工事文書収発件名簿

番号

受付月日

申請者住所

区分

指定工事店名

着工日

完成日

検査日

備考

排水設備

水洗便所

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　　月　　日

　　月　　日

　　月　　日

　

様式第3号(第9条関係)

秘扱文書件名簿

閲覧

収受月日

受領印

受信者

発信者

備考

　

　　　月　　　日

　

　

　

　

　

　　　月　　　日

　

　

　

　

　

　　　月　　　日

　

　

　

　

　

　　　月　　　日

　

　

　

　

　

　　　月　　　日

　

　

　

　

様式第4号(第9条関係)

書留等整理簿

受領月日

種類

金額

受領印

受信者

発信者

備考

　　月　　日

　

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　

備考　特別送達郵便物については、受領年月日欄に受領日のほか受領時刻を記載すること。

様式第5号(第9条関係)

物品整理簿

受領月日

品名

受領印

受信者

発信者

備考

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

様式第6号(第9条関係)

金券整理簿

受領月日

発信者

種類

金額

本書収受番号

備考

　　月　日

　

現金・切手・小為替・小切手

　

　

　

　　月　日

　

現金・切手・小為替・小切手

　

　

　

　　月　日

　

現金・切手・小為替・小切手

　

　

　

　　月　日

　

現金・切手・小為替・小切手

　

　

　

　　月　日

　

現金・切手・小為替・小切手

　

　

　

様式第7号(第10条関係)

一般文書用収受日付印

イメージ

様式第8号(第10条関係)

排水設備工事用収受日付印

イメージ

様式第9号(第11条関係)

例規番号簿

種類

番号

発令年月日

施行年月日

件名

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第10号(第13条関係)

起案用紙(表)

　

決裁区分

管理者

副管理者

事務局長

文書番号

五下第　　　　　　　号

完結

年　　　　月　　　　日

収受

年　　　月　　　日

公印

押印

承認印

文書分類記号

　

　

　

ファイル基準番号

　

要処理期限

年　　　月　　　日

保存年限

永・10・5・3・1(　　)年

　

起案

年　　　月　　　日

月　　　　　日　決裁　

浄書者印

校合者印

　

　

施行

年　　　月　　　日

月　　　　　日　浄書　

公開・非公開区分

□　公開

□　一部非

□　全部非

　

　公開請求状況

　□　無期限非

　□　時限非

　(　　)まで

情報公開条例第　　　　条に該当

年　　月　　日請求

公開・一部非・全部非

　(非公開理由)

第　　　　号に該当

年　　月　　　日請求

公開・一部非・全部非

　(非公開理由)

第　　　　号に該当

あて先

起案者：　　　　　　　　　　係

職氏名

　施行上の取扱い

　親展　　　　書留　　　　速達　　　　配達証明　　　　公表(　　　　　)　　　　公印省略

　ファクシミリ発信　　　　電子メール　　　　その他(　　　　　　　　　　　　　　　　)

　決裁・回議

　管理者　　　　　　　　　　　　　　副管理者

　

　事務局長　　　　　次長　　　　　　参事　　　　　　係長　　　　　　職員

　合議・審査

　

件名

　

　

伺い文

　

　

　

　

五領川公共下水道事務組合

起案用紙(裏)

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

五領川公共下水道事務組合

様式第11号(第24条関係)

供覧処理票

文書番号

五下第　　　　　号

文書分類記号

　

　

　

状況

公開請求

　　年　　月　　日請求

公開・一部非・全部非

(非公開理由)

　第　　号に該当

ファイル基準番号

　

供覧開始

　　年　　月　　日

保存年限

永・10・5・3・1・(　　　)年

公開・非公開区分

供覧終了

　　年　　月　　日

□　公開

□　無期限非

　情報公開条例

　　第　　　条に該当

□　一部非

□　全部非

□　時限非(　　)まで

　事務局長　　　　　次長　　　　　参事　　　　　係長　　　　　職員　　　　　担当者

　次のとおり供覧します。

　

　

様式第12号(第25条関係)

電話(口頭)記録簿

受付日時

　　年　　月　　日

　午

前

後

　　　時　　　分

発信者

　

受信者

職

氏名

　

　

　(要旨)

　

　

　

　

様式第13号(第31条関係)

電報発信簿

月日

宛先

発信名

内容

料金

電文文字数

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

　　月　　日

　

　

　

　

　

様式第14号(第34条関係)

ファイル基準表

文書分類

ファイル基準番号

ファイル名

保存年限

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第15号(第37条関係)

背表紙ラベル

表紙ラベル

(色表示)

　

　

　　年(度)

　

　　年(度)

　

　

文書分類

大分類

　

　

分類番号

中分類

　

　

　

小分類

　

　

　

ファイル基準番号

　

　

保存年限

　

ファイル基準番号

　標題

　

保存年度

　

標題

　

ファイル整理番号

　

五領川公共下水道事務組合

　

ファイル整理番号

　

五領下水

様式第16号(第41条関係)

ファイル管理簿(　　年度)

ファイル整理番号

文書分類番号

ファイル基準番号

ファイル名

保存年限

廃棄予定年月日

廃棄決定年月日

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第17号(第44条関係)

保存年限延長文書一覧表

完結年限

ファイル整理番号

ファイル名

延長年数

(保存年限到来日)

延長理由

　

　

　

　　　　　　　　　年

(　　年　　月　　日)

　

　

　

　

　　　　　　　　　年

(　　年　　月　　日)

　

　

　

　

　　　　　　　　　年

(　　年　　月　　日)

　

　

　

　

　　　　　　　　　年

(　　年　　月　　日)

　

　

　

　

　　　　　　　　　年

(　　年　　月　　日)

　

様式第18号(第49条関係)

訴訟事件簿

　

係属裁判所

事件番号

　　　　　　　　裁判所　　　　　　　　　　支部

　　　　　　年(　　　　　　)第　　　　　　　号

　

事件名

　

当事者名

　

訴訟価格

　

事件の概要

　

訴提起年月日

　

終結年月日

　

結果

　

備考